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Proof of Delivery

Wie innovative PoD-Software die Liefer­logistik voranbringt

Dank der zunehmenden Digitalisierung wird die Dynamik von Unternehmensprozessen immer transparenter. In diesem Zusammenhang ist eine effiziente Lieferkette für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Kundenzufriedenheit und damit letztlich die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Lieferkette ist der Proof of Delivery (POD), auf Deutsch auch als Lieferschein, Empfangsbestätigung oder Liefernachweis bezeichnet. Dieser spielt eine zentrale Rolle bei der Überwachung, Verfolgung und Bestätigung von Lieferungen. In diesem Beitrag werden wir die Bedeutung und die verschiedenen Aspekte des Proof of Delivery genauer betrachten.
 

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Was versteht man unter einem Proof of Delivery?

Bedeutung Proof of Delivery

Der Proof of Delivery ist ein wichtiger Bestandteil der Lieferlogistik. Mit dem Proof of Delivery wird der Nachweis erbracht, dass die Lieferung ordnungsgemäß abgeschlossen wurde, also in der gewünschten Qualität, zur richtigen Zeit am richtigen Ort ausgeliefert wurde. Der Liefernachweis bestätigt also die korrekte Durchführung des Transports und dient somit als rechtliche sowie betriebliche Verifizierung der Transportdienstleistung.

Um diese Funktionen zu erfüllen und den Lieferprozess lückenlos zu dokumentieren, enthält der Proof of Delivery üblicherweise verschiedene Informationen. Zu diesen Informationen gehören Angaben wie die Lieferadresse, den Inhalt der Ware, die Daten des Empfängers, das Lieferdatum sowie eine Unterschrift des Empfängers oder einer autorisierten Person als Bestätigung für den Erhalt der Ware. Bei Bedarf werden weitere Informationen wie der Zustand der Ware bei der Lieferung oder besondere Anweisungen vermerkt.

Erstellung und Bedeutung des digitalen Liefernachweises

Der Liefernachweis kann auf unterschiedliche Weise erstellt werden. Früher wurde er grundsätzlich auf Papier festgehalten, beispielsweise durch einen handschriftlichen Eintrag auf einem Lieferschein, den der Fahrer dem Empfänger zur Unterschrift vorlegte. Die fortschreitende Digitalisierung bietet jedoch heutzutage innovative Optionen für die Erstellung des Proof of Delivery. Durch die Verwendung einer speziellen Liefersoftware und mobile Apps wird eine elektronische Bestätigung des Empfangs und eine sofortige Übertragung der Daten in ein zentrales System ermöglicht und die Verwaltung von Lieferinformationen zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden synchronisiert.

Mittlerweile stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung, um den Proof of Delivery digital zu erstellen. Sehr verbreitet sind mobile Apps, mit denen der Zustellnachweis direkt vor Ort dokumentiert und in Echtzeit elektronisch übermittelt wird. Dadurch werden Fehlerquellen und Zeitverzögerungen sowie der Verbrauch von Papier minimiert. Das Barcode-Scanning erlaubt eine besonders exakte Erfassung von Lieferungen. 

Des Weiteren ersetzen elektronische Unterschriften die handschriftlichen Signaturen, um den Erhalt von Bestellungen zu bestätigen. Die Software fügt die Unterschrift automatisch ins POD-Dokument ein. Besonders innovativ ist die Option des GPS-Tracking in Kombination mit der Informationsbereitstellung an alle Teilnehmer, welche eine Verfolgung der Lieferung in Echtzeit ermöglicht, Ihre Kunden direkt über den Lieferzeitpunkt informiert und Änderungen im Lieferprozess ermöglicht. Der Kunde kann sogar nachverfolgen, wie viele Stopps des Lieferfahrzeugs seine Lieferung entfernt ist und Ablageort oder Zeitpunkt der Lieferung mitbestimmen.

Welche Bedeutung hat der PoD für alle Beteiligten?

Bedeutung des Dokuments für das Lieferunternehmen

Die Bedeutung des Proof of Delivery betrifft sowohl die Empfänger der zu liefernden Waren oder Sendungen als auch den Lieferanten sowie das Transportunternehmen. Für den Lieferanten ist der Nachweis ein wichtiger Bestandteil des Dokumentationsprozesses. Der Zustellnachweis bestätigt die ordnungsgemäße Lieferung und bildet damit eine rechtliche Grundlage für den Abschluss des Liefervertrags. Darüber hinaus dient der POD als Beweis für die erbrachte Leistung und im Falle von Streitigkeiten oder Problemen als Beweismittel.

Bedeutung des Zustellnachweises für den Kunden

Der Proof of Delivery fungiert als Bestätigung für den Erhalt der Ware und bietet eine gewisse Sicherheit gegenüber dem Lieferunternehmen. Durch die Unterschrift des Kunden wird dokumentiert, dass die Zustellung korrekt erfolgt ist und keine Unstimmigkeiten bestehen. Im Falle von Beschädigungen oder Fehlern kann der Empfänger den POD als Grundlage für etwaige Ansprüche oder Retouren verwenden. Außerdem kann der Kunde mit dem Proof of Delivery im Falle von Abholungen nachweisen, dass er beanstandete Ware fristgerecht zurückgesendet hat.

Bedeutung von Sign on Glass im Lieferprozess

Die "Sign on Glass" (SoG) Technologie im Lieferprozess bietet entscheidende Vorteile, indem sie die Lieferbestätigung effizienter und kostengünstiger gestaltet. Sign on Glass ist einfach eine moderne Alternative zur physischen Unterschrift bei der Lieferung von Produkten. Statt auf Papier unterschreibt der Kunde direkt auf dem "Glas" eines Endgerätes. Die elektronische SoG-Unterschrift auf mobilen Geräten ermöglicht Echtzeit-Updates, was die Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit im Lieferprozess verbessert. Der reduzierte Papierverbrauch und Verwaltungsaufwand, schont Umwelt und senkt Kosten. Außerdem erhöht Sign on Glass die Kundenzufriedenheit, da sie bequem und transparent ist. SoG Technologie verbessert die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Liefernachweise und optimiert so die letzte Meile von Lieferungen.

PoD mit Axylog: Volle Kontrolle im Lieferprozess

Proof of Delivery Lösungen tragen dazu bei, den Lieferprozess transparenter, sicherer und effizienter zu gestalten und auf diese Weise das Vertrauen in die Lieferkette zu stärken. Die Plattform PTV Axylog überzeugt mit vielseitigen Funktionen und ermöglicht eine transparente Darstellung der gesamten Lieferkette für alle Branchen und Transportarten und aller Statusinformationen und Aktivitäten über alle Beteiligten entlang des gesamten Transportnetzes. Mit der Control Tower Plattform PTV Axylog können Planer, Kunden, Subunternehmer und Fahrer in Echtzeit zusammenarbeiten und Informationen austauschen. PTV Axylog ermöglicht mit der mobilen App PTV Axylog den Lieferprozess vollständig zu digitalisieren. So können Ihre Fahrer elektronische Zustellnachweise inkl. Sign on Glass Unterschrift, Fotos und Statusinformationen erstellen.

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Welche Anforderungen werden an eine PoD-Software gestellt?

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Echtzeit-Tracking

Lieferungen sollten in Echtzeit verfolgt und der aktuelle Standort sowie der Status jeder Sendung genau erfasst werden.

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Automatisierte Erfassung der Daten

Die Software sollte die Möglichkeit bieten, Daten digital zu erfassen und zu speichern, sei es durch den Einsatz von mobilen Apps, digitalen Unterschriften oder anderen elektronischen Erfassungsmethoden.

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Integration mit bestehenden Systemen

Eine leistungsstarke POD-Software lässt sich nahtlos in vorhandene IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren, inklusive der ERP-Systeme und Lagerverwaltungssysteme.

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Fahrermanagement

Die Auslieferungssoftware sollte eine effiziente Verwaltung von Fahrern und Fahrzeugen ermöglichen und beispielsweise die Routenplanung, Fahrzeugzuweisung und Überwachung der Fahrerleistung vereinfachen.

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Transparenz und Nachverfolgung

Die Softwarelösung sollte Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Auslieferungen und das Nachvollziehen des gesamten Prüfpfads jeder Sendung erlauben.

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Benutzerfreundlichkeit

Eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienbarkeit sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der Liefersoftware, damit sowohl die Fahrer als auch die Mitarbeiter im Büro die POD-Software schnell erlernen und fehlerfrei anwenden können.

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Sicherheit und Datenschutz

Eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienbarkeit sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der Liefersoftware, damit sowohl die Fahrer als auch die Mitarbeiter im Büro die POD-Software schnell erlernen und fehlerfrei anwenden können.

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Reporting und Analyse

Die Software sollte über umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen verfügen, um Unternehmen Einblicke in ihre Lieferleistung zu geben und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.

Welche Vorteile sind mit einer Proof of Delivery-Software verbunden?

Steigerung der Produktivität

Innovative Softwarelösungen steigern die Effizienz und Produktivität von Lieferprozessen. Durch die digitalisierte Erfassung von Liefernachweisen und die Übertragung ins ERP in Echtzeit werden Zeit und Aufwand gespart und zudem Fehlerquellen reduziert, die aus dem händischen Übertragen von Daten resultieren.

Echtzeit-Tracking optimiert die Überwachung von Prozessen

Unternehmen verfolgen die gesamte Lieferkette in Echtzeit und überwachen den Lieferstatus. Dadurch wird es möglich, den Kunden exakt über den Lieferzeitpunkt zu informieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Darüber hinaus erhalten die Kunden transparente Informationen über den Lieferprozess und können sich darauf einstellen, wann die Zustellung erfolgt, sodass vergebliche Zustellversuche entfallen.

Digitale Lieferscheine dienen der Reduzierung von Störfällen

Mit der Software wird es einfacher, frühzeitig Störungen in der Lieferkette zu erkennen und gegenzusteuern, bevor es zu Lieferengpässen kommt. Werden Lieferausfälle vermieden, reduziert dies wiederum Kundenbeschwerden und maximiert die Kundenzufriedenheit.

PoD-Software: Optimiertes Reporting und genauere Analysen

Moderne POD-Software verfügt über umfangreiche Reporting- sowie Analysefunktionen, die es dem Unternehmen erleichtern, die Lieferleistung zu optimieren und Potenziale für Verbesserungen der Prozesse zu identifizieren. Das führt zu reibungsloseren Lieferprozessen, beseitigt Engpässe und senkt alleine schon durch den wegfallenden Papierbedarf Kosten.

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Welche Branchen profitieren von einer POD-Software?

Industry Freight

Transport und Logistik

Verfolgung und Bestätigung von Zustellungen.
Industry Retail and wholesale

Groß- und Einzelhandel

Überwachung von versendeten Produkten und Stopps.
PTV Route Optimiser Lebensmittelgroßhandel Branche

Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Kontrolle der Lieferung von frischen und verderblichen Lebensmitteln.

Dienstleistungsunternehmen

Bestätigung von Auftragsabschlüssen und Vermeidung von Beschwerden.

Erfahren Sie mehr über unsere Kunden

„Die über die Jahre erzielten hervorragenden Ergebnisse garantieren eine hohe Zuverlässigkeit und sind unser ‚Auge auf der Straße‘.“

Luca Schiroli

Linehaul Delivert Manager @ DHL Italy

„Die Technologie von PTV ist ein Gewinn für alle wichtigen Akteure: Fahrer, Partner und diejenigen im Hintergrund.“

Giuseppe Mariella

Logistics Director @ Codè Crai Ovest

„Die unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen ermöglicht es uns, genauer und schneller auf Kunden- und Vertriebsanfragen zu reagieren.“

Andrea Ceccantini

Logistics Director @ The Fileni Group

„Wir wissen jederzeit, ob eine Bestellung vorbereitet, für den Versand geplant oder geliefert wird. Das macht uns schneller, effizienter und produktiver.“

Luca Mancusi

Continuous Improvement Manager @ Linea Catering (Gerli Group)

FAQs zu Proof of Delivery

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Ist ein POD rechtsgültig?

Ein mit elektronischer Signatur erstellter Liefernachweis ist ein rechtsgültiges Dokument. Das gilt für sämtliche Länder der EU sowie die USA. In der Europäischen Union bildet die Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung) dafür den rechtlichen Rahmen. Eine gesetzliche Verpflichtung, die eine Erstellung von Liefernachweisen vorsieht, gibt es allerdings nicht.

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Muss der Zustellnachweis in Papierform erstellt werden?

Viele Unternehmen drucken den Zustellnachweis aus. Das ist jedoch nicht erforderlich. Dank digitaler Signaturen und Barcode-Scannern kann das Dokument auch vollkommen elektronisch erstellt und an das ERP-System der Firma sowie die Mail-Adresse des Kunden übermittelt werden.

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Welche Informationen muss der Proof of Delivery enthalten?

Damit die Transportbelege rechtsgültig sind, müssen neben der Lieferschein- und Auftragsnummer Name und Anschrift von Absender und Empfänger, Versand- sowie Lieferdatum, Angaben zu gelieferten Produkten (Art, Bezeichnung, Menge) und eine Empfangsbestätigung enthalten sein.

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Welche Schnittstellen benötigt eine POD-Software?

Für die nahtlose Interaktion mit Systemen und Datenquellen benötigt die POD-Software verschiedene Schnittstellen: zu mobilen Apps (Datenerfassung vor Ort), zum Transportmanagement-System (Übermittlung von Lieferdaten), zu ERP-Systemen (Synchronisierung von Auftragsinformationen) und zu Tracking-Systemen (Echtzeit-Lieferverfolgung). Weitere Schnittstellen zu elektronischen Zahlungssystemen, Lagerverwaltungssystemen oder CRM-Systemen bieten noch mehr Funktionen und optimieren die gesamte Lieferlogistik.

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Welche Ausrüstung benötigen Unternehmen für die Nutzung digitaler Liefernachweise?

Um die Vorteile digitaler POD zu nutzen, benötigen Sie mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets für die Datenerfassung vor Ort, GPS-Tracker zur Verfolgung der Lieferfahrzeuge und Waren sowie Barcode-Scanner zur schnellen Identifikation von Lieferungen. Wenn Sie die Formulare in Papierform archivieren wollen, sind zudem Drucker für die Erstellung von Lieferscheinen oder Quittungen erforderlich. Unverzichtbare Voraussetzung ist außerdem eine leistungsstarke Softwarelösung.

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