Proof of delivery: efficiënte tracking en documentatie

Aanbevolen producten

Transport Control Tower

PTV Axylog

Control tower software om transporten in real-time te volgen en te beheren.

SaaS Rittenplanning

PTV OptiFlow

Geavanceerde oplossing om u te helpen uw logistieke activiteiten te stroomlijnen en duurzame groei te stimuleren.

Location Service APIs

PTV Developer

PTV Developer biedt krachtige API's die uw softwareoplossing verrijken met logistieke en geografische functies.

Wat is een Proof of Delivery?

Betekenis van Proof of Delivery

Een Proof of Delivery is een belangrijk onderdeel van het leveringsproces. Het wordt gebruikt om te bewijzen dat de levering correct is uitgevoerd, dat wil zeggen met de gewenste kwaliteit, op het juiste tijdstip en op de juiste plaats. De Proof of Delivery bevestigt dus dat het transport correct is uitgevoerd en dient als wettelijke en operationele verificatie van de transportdienst.

Om deze functies te vervullen en het leveringsproces volledig te documenteren, bevat het leveringsbewijs meestal verschillende gegevens. Deze informatie omvat het leveringsadres, de inhoud van de goederen, de gegevens van de ontvanger, de leveringsdatum en een handtekening van de ontvanger of een bevoegd persoon om de ontvangst van de goederen te bevestigen. Indien nodig wordt verdere informatie genoteerd, zoals de staat van de goederen bij levering of speciale instructies.

Creatie en betekenis van de digitale Proof of Delivery

Een Proof of Delivery kan op verschillende manieren worden gecreëerd. In het verleden werd het op papier vastgelegd, bijvoorbeeld door middel van een handgeschreven aantekening op de leveringsbon die de chauffeur ter ondertekening aan de ontvanger overhandigde. Tegenwoordig biedt de vooruitgang van digitalisering echter innovatieve mogelijkheden om de Proof of Delivery te creëren. Het gebruik van speciale leveringssoftware en mobiele apps maakt elektronische ontvangstbevestiging en onmiddellijke overdracht van gegevens naar een centraal systeem mogelijk, waardoor het beheer van leveringsinformatie tussen uw bedrijf en uw klanten wordt gesynchroniseerd.

Er zijn tegenwoordig verschillende oplossingen beschikbaar om digitale Proof of Delivery's te maken. Mobiele apps die de Proof of Delivery direct documenteren en in real-time elektronisch kunnen verzenden, zijn erg populair. Dit voorkomt fouten en vertragingen, en zorgt voor minder papierverbruik. Door barcodes te scannen kunnen leveringen bijzonder nauwkeurig worden geregistreerd. Bovendien worden handgeschreven handtekeningen vervangen door elektronische handtekeningen, wat de efficiëntie en betrouwbaarheid van het proces verder verhoogt.

De software voegt de handtekening automatisch in het POD-document in. De innovatieve combinatie van GPS-tracking in combinatie met informatieverstrekking aan alle deelnemers maakt het mogelijk om de levering in real-time te volgen en uw klanten direct te informeren over de levertijd en wijzigingen in het leveringsproces mogelijk te maken. De klant kan zelfs bijhouden hoeveel stops de bestelwagen heeft gemaakt en kan zelf de afleverlocatie of het aflevertijdstip bepalen.

Wat is het belang van de PoD voor alle betrokkenen?

Belang van het document voor het leveringsbedrijf

Voor leveranciers en transporteurs is de POD essentieel voor het documenteren van leveringen. Het biedt een juridisch fundament bij geschillen, fungeert als bewijs van uitgevoerde diensten en voorkomt onduidelijkheden achteraf. Het ondersteunt ook de administratieve afhandeling van transportcontracten.

Het belang van de Proof of Delivery voor de klant

Het bewijs van levering dient als bevestiging van ontvangst van de goederen en biedt het leveringsbedrijf een zekere zekerheid. De handtekening van de klant documenteert dat de levering correct is uitgevoerd en dat er geen afwijkingen zijn. In geval van schade of fouten kan de ontvanger de POD gebruiken als basis voor eventuele claims of retourcollecties. Daarnaast kan de klant de Proof of Delivery gebruiken in het geval van incasso's om te bewijzen dat hij de afgekeurde goederen op tijd heeft teruggestuurd.

Het belang van Sign on Glass in het leveringsproces

Sign on Glass (SoG)-technologie in het leveringsproces biedt doorslaggevende voordelen doordat het de bevestiging van leveringen efficiënter en kosteneffectiever maakt. Sign on Glass is simpelweg een modern alternatief voor fysieke handtekeningen bij de levering van producten. In plaats van te tekenen op papier, tekent de klant direct op het “glas” van een eindapparaat. De elektronische SoG-handtekening op mobiele apparaten maakt real-time updates mogelijk, wat de nauwkeurigheid en traceerbaarheid in het leveringsproces verbetert. Het verminderde papierverbruik en de administratieve inspanningen beschermen het milieu en verlagen de kosten. Bovendien verhoogt Sign on Glass de klanttevredenheid omdat het handig en transparant is. De SoG-technologie verbetert de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van leveringsbewijzen en optimaliseert het laatste onderdeel van het leveringsproces.

PoD met Axylog: Volledige controle over het leveringsproces

Proof of Delivery-oplossingen helpen om het leveringsproces transparanter, veiliger en efficiënter te maken en zo het vertrouwen in de supply chain te vergroten. Het PTV Axylog-platform biedt veel voordelen door zijn veelzijdige functies en maakt een transparante weergave mogelijk van de complete leveringsketen voor alle branches en soorten transport, plus alle statusinformatie en activiteiten van alle deelnemers langs het complete transportnetwerk. Met het PTV Axylog Control Tower platform kunnen planners, klanten, onderaannemers en chauffeurs in real-time samenwerken en informatie uitwisselen. PTV Axylog maakt met de ‘PTV Axylog mobile app’ volledige digitalisering van het leveringsproces mogelijk. Zo kunnen uw chauffeurs elektronische leveringsbewijzen inclusief Sign on Glass handtekening, foto’s en statusinformatie aanmaken.

Wilt u meer weten over hoe onze PoD software uw bedrijf kan ondersteunen?

Plan een demo

Wat zijn de vereisten voor Proof of Delivery-software?

Real-time tracking

Leveringen moeten in real-time worden gevolgd en de huidige locatie en status van elke zending moeten nauwkeurig worden vastgelegd.

Geautomatiseerde gegevensvastlegging

De software moet de mogelijkheid bieden om gegevens automatisch digitaal vast te leggen en op te slaan, of dit nu gebeurt via mobiele apps, digitale handtekeningen of andere elektronische methoden van gegevensvastlegging.

Integratie met bestaande systemen

Krachtige POD-software integreert naadloos met bestaande IT-systemen en bedrijfsprocessen, waaronder ERP-systemen en magazijnbeheersystemen.

Chauffeursbeheer

De bezorgsoftware moet zorgen voor efficiënt beheer van chauffeurs en voertuigen en bijvoorbeeld rittenplanning, voertuigtoewijzing en het monitoren van chauffeursprestaties vereenvoudigen.

Transparantie en tracking

De software-oplossing moet bedrijven in staat stellen een volledig overzicht van hun leveringen te behouden en de volledige audittrail van elke verzending te volgen.

Gebruiksgemak

Een gebruiksvriendelijke interface en intuïtieve bediening zijn van cruciaal belang voor het succesvol gebruik van de bezorgsoftware, zodat zowel chauffeurs als kantoormedewerkers de POD-software snel kunnen aanleren en foutloos kunnen gebruiken.

Security and data protection

The POD software should include security mechanisms to protect sensitive data and ensure that only authorized persons have access to the information.

Rapportage en analyse

De software moet uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden bieden om bedrijven inzicht te geven in hun leveringsprestaties en om verbeterpunten te identificeren.

Wat zijn de voordelen van Proof of Delivery software?

Productiviteit verhogen

Innovatieve softwareoplossingen verhogen de efficiëntie en productiviteit van leveringsprocessen. De gedigitaliseerde registratie van Proof of Delivery’s en de overdracht naar het ERP in real-time bespaart tijd en moeite en vermindert ook het aantal misverstanden als gevolg van de handmatige overdracht van gegevens.

Real-time tracking optimaliseert de bewaking van processen

Bedrijven volgen de hele supply chain in real-time en houden de leveringsstatus goed in de gaten. Dit maakt het mogelijk om klanten nauwkeurig te informeren over de levertijd en dit verhoogt de klanttevredenheid. Bovendien ontvangen klanten transparante informatie over het leveringsproces en kunnen ze anticiperen wanneer de levering zal plaatsvinden, waardoor verspilde leveringspogingen worden voorkomen.

Digitale leveringsfacturen helpen incidenten te verminderen

De software maakt het eenvoudiger om verstoringen in de toeleveringsketen in een vroeg stadium te identificeren en tegenmaatregelen te nemen voordat er knelpunten in de levering ontstaan. Als leveringsproblemen worden voorkomen, vermindert dit op zijn beurt klachten van klanten en wordt de klanttevredenheid gemaximaliseerd.

PoD software: geoptimaliseerde rapportage en nauwkeurigere analyses

Moderne PoD software heeft uitgebreide rapportage- en analysefuncties die het voor het bedrijf eenvoudiger maken om de leveringsprestaties te optimaliseren en het potentieel voor procesverbeteringen te identificeren. Dit leidt tot soepelere leveringsprocessen, elimineert knelpunten en verlaagt de kosten simpelweg doordat er geen papier meer nodig is.

Plan een demo

Welke branches profiteren van PoD software?

Logistiek en transport

Traceren en bevestigen van leveringen.

Retail

Monitoren van verzonden producten en stops.

Voedings- en drankenindustrie

Controle van de levering van vers en bederfelijk voedsel.

Dienstverlenende bedrijven

Bevestiging van orderafsluitingen en het voorkomen van klachten.

Lees meer over onze klanten

“The excellent results achieved over the years guarantee a high level of reliability and are our 'eye on the road'.”

Luca Schiroli

Linehaul Delivery Manager @ DHL Italy

“PTV's technology is a benefit for all key players: drivers, partners and those in the background.”

Giuseppe Mariella

Logistics Director @ Codè Crai Ovest

“The immediate availability of information enables us to respond more accurately and quickly to customer and sales inquiries.”

Andrea Ceccantini

Logistics Director @ The Fileni Group

“We know at all times whether an order is being prepared, planned for dispatch or delivered. This makes us faster, more efficient and more productive.”

Luca Mancusi

Continuous Improvement Manager @ Linea Catering (Gerli Group)

FAQs over proof of delivery

Is een POD juridisch geldig?

Een proof of delivery dat is opgesteld met een elektronische handtekening is een juridisch geldig document. Dit geldt voor alle EU-landen en de Verenigde Staten. In de Europese Unie vormt Verordening (EU) nr. 910/2014 (de eIDAS-verordening) het juridische kader hiervoor. Er bestaat echter geen wettelijke verplichting om een bewijs van levering op te stellen.

Welke informatie moet proof of delivery bevatten?

Opdat de transportdocumenten juridisch geldig zijn, moeten zij het leveringsdocument en het ordernummer bevatten, de naam en het adres van de afzender en ontvanger, de verzend- en leverdatum, gegevens over de geleverde producten (soort, omschrijving, hoeveelheid) en een ontvangstbevestiging.

Moet proof of delivery op papier worden opgesteld?

Veel bedrijven printen de proof of delivery uit. Dit is echter niet noodzakelijk. Dankzij digitale handtekeningen en barcodescanners kan het document volledig elektronisch worden opgesteld en verzonden naar het ERP-systeem van het bedrijf en het e-mailadres van de klant.

Welke koppelingen heeft POD-software nodig?

Voor een naadloze interactie met systemen en databronnen heeft POD-software verschillende koppelingen nodig: met mobiele apps (voor het verzamelen van gegevens op locatie), met het transportmanagementsysteem (voor de overdracht van leveringsgegevens), met ERP-systemen (voor synchronisatie van orderinformatie) en met trackingsystemen (voor realtime leveringsvolging). Aanvullende koppelingen met elektronische betaalsystemen, warehousemanagementsystemen of CRM-systemen

Welke apparatuur hebben bedrijven nodig om digitale proof of delivery te gebruiken?

Om gebruik te maken van digitale proof of delivery zijn mobiele apparaten zoals smartphones of tablets nodig voor het verzamelen van gegevens op locatie, GPS-trackers voor het volgen van bezorgvoertuigen en goederen, en barcodescanners voor snelle identificatie van leveringen. Als je de formulieren ook op papier wilt archiveren, zijn er bovendien printers nodig om leveringsbonnen of ontvangstbewijzen af te drukken. Een krachtige softwareoplossing is daarnaast essentieel.

Hoe bevordert innovatieve POD-software de leveringslogistiek?