Preuve de livraison : suivi et documentation efficaces

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Qu'est-ce qu'une preuve de livraison ?

Signification de la preuve de livraison

La preuve de livraison est un élément important de la logistique de livraison. La preuve de livraison sert à prouver que la livraison a été effectuée correctement, c'est-à-dire qu'elle a été livrée avec la qualité souhaitée, au bon moment et au bon endroit. La preuve de livraison confirme donc que le transport a été effectué correctement et sert de vérification juridique et opérationnelle du service de transport.

Pour remplir ces fonctions et documenter pleinement le processus de livraison, la preuve de livraison contient généralement diverses informations. Ces informations comprennent l'adresse de livraison, le contenu des marchandises, les coordonnées du destinataire, la date de livraison et une signature du destinataire ou d'une personne autorisée pour confirmer la réception des marchandises. Si nécessaire, d'autres informations telles que l'état des marchandises à la livraison ou des instructions spéciales sont notées.

Création et signification de la preuve de livraison numérique

La preuve de la livraison peut être établie de différentes manières. Dans le passé, elle était consignée sur papier, par exemple au moyen d'une inscription manuscrite sur un bon de livraison que le chauffeur présentait au destinataire pour signature. Aujourd'hui, cependant, la numérisation croissante offre des options innovantes pour créer la preuve de livraison. L'utilisation de logiciels et d'applications mobiles dédiés à la livraison permet de confirmer électroniquement la réception et de transférer immédiatement les données vers un système central, synchronisant ainsi la gestion des informations relatives à la livraison entre votre entreprise et vos clients.

Il existe aujourd’hui différentes solutions permettant de créer une preuve de livraison numérique. Les applications mobiles qui documentent la preuve de livraison directement sur place et la transmettent électroniquement en temps réel sont très populaires. Cela permet de réduire les sources d'erreur et les délais, ainsi que l'utilisation de papier. La lecture des codes-barres permet d'enregistrer les livraisons de manière particulièrement précise. De plus, les signatures électroniques remplacent les signatures manuscrites pour confirmer la réception des commandes.

Le logiciel insère automatiquement la signature dans le document POD. La combinaison innovante du suivi GPS et de la mise à disposition d'informations à tous les intervenants permet un suivi en temps réel de la livraison et informe directement vos clients de l'heure de livraison et permet de modifier le processus de livraison. Le client peut même savoir combien d'arrêts le véhicule de livraison a effectués et déterminer le lieu de dépôt ou l'heure de la livraison.

Quelle est l'importance du POD pour toutes les personnes concernées ?

Importance du document pour le transporteur

L'importance de la preuve de livraison concerne aussi bien les destinataires des marchandises ou des envois à livrer, que le fournisseur et le transporteur. Pour le fournisseur, la preuve de livraison est un élément important du processus de documentation. La preuve de livraison confirme la livraison en bonne et due forme et constitue donc une base juridique pour la conclusion du contrat de livraison. Par ailleurs, la preuve de livraison sert de preuve du service fourni et de preuve en cas de litiges ou de problèmes.

Importance de la preuve de livraison pour le client

La preuve de livraison sert de confirmation de la réception des marchandises et offre un certain niveau de sécurité au transporteur. La signature du client atteste que la livraison a été effectuée correctement et qu'il n'y a aucune anomalie. En cas de dommages ou d'erreurs, le destinataire peut utiliser la preuve de livraison comme base pour toute réclamation ou collecte de retours. En outre, le client peut utiliser la preuve de livraison en cas d'encaissement pour prouver qu'il a renvoyé les marchandises refusées dans les délais.

Importance de la Sign on Glass dans le processus de livraison

La technologie Sign on Glass (SoG) dans le processus de livraison offre des avantages décisifs en rendant la confirmation de la livraison plus efficace et plus rentable. Sign on Glass est tout simplement une alternative moderne aux signatures physiques lors de la livraison de produits. Au lieu de signer sur du papier, le client signe directement sur la « vitre » d'un appareil final. La signature électronique SoG sur les appareils mobiles permet des mises à jour en temps réel, ce qui améliore la précision et la traçabilité du processus de livraison. La réduction de la consommation de papier et des efforts administratifs protège l'environnement et diminue les coûts. De plus, Sign on Glass accroît la satisfaction des clients grâce à sa commodité et à sa transparence. La technologie SoG améliore la précision et la fiabilité des preuves de livraison, optimisant ainsi le dernier kilomètre des livraisons.

POD avec Axylog : Un contrôle total du processus de livraison

Les solutions de preuve de livraison contribuent à rendre le processus de livraison plus transparent, plus sûr et plus efficace, renforçant ainsi la confiance dans la chaîne d'approvisionnement. La plateforme PTV Axylog impressionne par ses fonctions polyvalentes et permet une représentation transparente de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement pour pour tous les secteurs et tous les types de transport, ainsi que de toutes les informations sur l'état et les activités de tous les participants sur l'ensemble du réseau de transport. Grâce à la plate-forme PTV Axylog, les planificateurs, les clients, les sous-traitants et les conducteurs peuvent collaborer et échanger des informations en temps réel. PTV Axylog permet de numériser entièrement le processus de livraison grâce à l'application mobile PTV Axylog. Cela permet à vos conducteurs de créer des preuves électroniques de livraison comprenant la signature Sign on Glass, des photos et des informations sur l'état de la livraison.

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Quelles sont les exigences relatives aux logiciels de preuve de livraison ?

Suivi en temps réel

Les livraisons doivent être suivies en temps réel et la localisation actuelle ainsi que le statut de chaque envoi doivent être enregistrés avec précision.

Saisie automatique des données

Le logiciel doit permettre de collecter et de stocker automatiquement les données sous forme numérique, que ce soit par le biais d'applications mobiles, de signatures numériques ou d'autres méthodes de saisie électronique.

Intégration aux systèmes existants

Le puissant logiciel POD s'intègre parfaitement aux systèmes informatiques et aux processus d'entreprise existants, y compris les systèmes ERP et les systèmes de gestion d'entrepôt.

Gestion des conducteurs

Le logiciel de livraison doit permettre une gestion efficace des conducteurs et des véhicules et, par exemple, simplifier la planification des itinéraires, l'affectation des véhicules et le suivi des performances des conducteurs.

Transparence et suivi

La solution logicielle doit permettre aux entreprises d'avoir une vue d'ensemble de leurs livraisons et de suivre l'intégralité de chaque envoi.

Facilité d'utilisation

Une interface conviviale et une utilisation intuitive sont essentielles pour une utilisation réussie du logiciel de livraison, afin que les conducteurs et le personnel de bureau puissent prendre en main rapidement le logiciel POD et l'utiliser sans erreurs.

Sécurité et protection des données

Le logiciel POD doit inclure des mécanismes de sécurité pour protéger les données sensibles et garantir que seules les personnes autorisées ont accès à l'information.

Rapports et analyses

Le logiciel doit disposer de fonctions de reporting et d'analyse étendues afin de fournir aux entreprises un aperçu de leurs performances de livraison et identifier les domaines à améliorer.

Quels sont les avantages du logiciel de preuve de livraison ?

Augmenter la productivité
Des solutions logicielles innovantes augmentent l'efficacité et la productivité des processus de livraison. L'enregistrement numérisé des preuves de livraison et leur transfert en temps réel vers l'ERP permettent de gagner du temps et de réduire les sources d'erreur résultant du transfert manuel des données.
Le suivi en temps réel optimise le contrôle des processus
Les entreprises suivent l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement en temps réel et contrôlent l'état des livraisons. Cela permet d'informer précisément les clients sur le délai de livraison et d'accroître leur satisfaction. De plus, les clients reçoivent des informations transparentes sur le processus de livraison et peuvent anticiper le moment où la livraison aura lieu, ce qui évite les tentatives de livraison inutiles.
Les factures de livraison numériques aident à réduire les incidents
Le logiciel permet d'identifier plus facilement et plus rapidement les perturbations dans la chaîne d'approvisionnement et de prendre des contre-mesures avant qu'il ne soit trop tard. Si les échecs de livraison sont évitées, cela permet de réduire les réclamations des clients et d'optimiser leur satisfaction.
Logiciel POD : un reporting optimisé et des analyses plus précises
Les logiciels POD modernes disposent de fonctions de reporting et d'analyse complètes qui permettent à l'entreprise d'optimiser les performances de livraison et d'identifier les possibilités d'amélioration des processus. Cela permet de fluidifier les processus de livraison, d'éliminer les goulots d'étranglement et de réduire les coûts en supprimant tout simplement le papier.

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Quels sont les secteurs d'activité qui bénéficient des logiciels POD ?

Logistique et transport

Suivi et confirmation des livraisons.

Retail - Commerce de détail

Suivi des produits expédiés et des arrêts.

Industrie agro-alimentaire

Contrôler la livraison de denrées alimentaires fraîches et périssables.

Sociétés de services

Confirmation des conclusions de la commande et prévention des réclamations.

En savoir plus sur nos clients

“The excellent results achieved over the years guarantee a high level of reliability and are our 'eye on the road'.”

Luca Schiroli

Linehaul Delivery Manager @ DHL Italy

“PTV's technology is a benefit for all key players: drivers, partners and those in the background.”

Giuseppe Mariella

Logistics Director @ Codè Crai Ovest

“The immediate availability of information enables us to respond more accurately and quickly to customer and sales inquiries.”

Andrea Ceccantini

Logistics Director @ The Fileni Group

“We know at all times whether an order is being prepared, planned for dispatch or delivered. This makes us faster, more efficient and more productive.”

Luca Mancusi

Continuous Improvement Manager @ Linea Catering (Gerli Group)

FAQ sur la preuve de livraison

Une POD a-t-elle une valeur juridique ?

La preuve de livraison créée à l'aide d'une signature électronique est un document juridiquement valable. Cette règle s'applique à tous les pays de l'Union européenne et aux États-Unis. Dans l'Union européenne, le règlement n° 910/2014 (règlement eIDAS) en constitue le cadre juridique. Il n'existe toutefois aucune obligation légale de fournir une preuve de livraison.

La preuve de livraison doit-elle être créée sous forme papier ?

De nombreuses entreprises impriment la preuve de livraison. Cependant, cela n'est pas obligatoire. Grâce aux signatures numériques et aux scanners de codes-barres, le document peut également être créé de manière entièrement électronique et envoyé au système ERP de l'entreprise et à l'adresse e-mail du client.

Quelles sont les informations que doit contenir la preuve de livraison ?

Pour que les documents de transport soient juridiquement valables, ils doivent contenir le bon de livraison et le numéro de commande, le nom et l'adresse de l'expéditeur et du destinataire, la date d'expédition et de livraison, le détail des produits livrés (type, description, quantité) et un accusé de réception.

De quelles interfaces le logiciel POD a-t-il besoin ?

Pour une interaction transparente avec les systèmes et les sources de données, le logiciel POD nécessite diverses interfaces : avec les applications mobiles (collecte de données sur site), avec le système de gestion du transport (transmission des données de livraison), avec les systèmes ERP (synchronisation des informations relatives aux commandes) et avec les systèmes de suivi (suivi des livraisons en temps réel). Des interfaces supplémentaires avec des systèmes de paiement électronique, des systèmes de gestion d'entrepôt ou des systèmes CRM offrent encore plus de fonctions et optimisent l'ensemble du processus logistique de livraison.

De quel équipement les entreprises ont-elles besoin pour utiliser la preuve numérique de livraison ?

Pour tirer parti de la POD numérique, vous avez besoin d'appareils mobiles tels que des smartphones ou des tablettes pour la collecte de données sur place, de traceurs GPS pour le suivi des véhicules de livraison et des marchandises, et de scanners de codes-barres pour l'identification rapide des livraisons. Si vous souhaitez archiver sous forme papier, vous aurez également besoin d'imprimantes pour créer des bons de livraison ou des reçus. Une solution logicielle performante est également essentielle.

Comment un logiciel POD innovant fait-il progresser la logistique de livraison ?