Elektroniczne potwierdzenie dostawy: skuteczne śledzenie i dokumentacja

Polecane produkty

Program do śledzenia ładunków transportowych

PTV Axylog

PTV Axylog to program do monitorowania dostaw w czasie rzeczywistym, elektronicznego potwierdzenia odbioru, zarządzania oknami czasowymi oraz zarządzania dokumentami cyfrowymi, który umożliwia śledzenie zamówień, tras i pojazdów.

Program do optymalizacji tras

PTV OptiFlow

PTV OptiFlow to zaawansowany program do optymalizacji tras, który usprawnia planowanie tras kierowców i redukuje koszty transportu. Sprawdź, jak zoptymalizować dostawy szybciej i taniej!

Location Service APIs

PTV Developer

PTV Developer offers powerful APIs that extend your software with logistical and geographical functions.

Czym jest potwierdzenie dostawy (POD)?

Potwierdzenie dostawy (POD) – co to takiego?

Potwierdzenie dostawy to kluczowy element logistyki dostaw. Służy jako dowód, że dostawa została zrealizowana prawidłowo – czyli że towar dotarł na czas, we właściwe miejsce i w odpowiedniej jakości. POD potwierdza więc poprawne wykonanie transportu i pełni zarówno funkcję operacyjną, jak i prawną.

Aby spełniać te funkcje i odpowiednio udokumentować cały proces dostawy, potwierdzenie dostawy zawiera zazwyczaj szereg informacji. Wśród nich znajdują się m.in.: adres dostawy, szczegóły dotyczące towaru, dane odbiorcy, data doręczenia oraz podpis odbiorcy lub osoby upoważnionej do odbioru. W razie potrzeby mogą być też dodane informacje o stanie przesyłki przy odbiorze czy uwagi specjalne.

Jak powstaje potwierdzenie dostawy i jakie ma dziś znaczenie?

Potwierdzenie dostawy może być tworzone na różne sposoby. Tradycyjnie sporządzano je w formie papierowej – najczęściej jako odręczny podpis odbiorcy na liście przewozowym, który kierowca przedstawiał przy doręczeniu. Obecnie jednak, wraz z postępującą cyfryzacją, pojawiły się nowoczesne i znacznie bardziej efektywne metody tworzenia potwierdzeń dostawy.

Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu oraz aplikacjom mobilnym możliwe jest elektroniczne potwierdzanie odbioru (ePOD) i natychmiastowe przesyłanie danych do centralnego systemu. Pozwala to zsynchronizować informacje o dostawie pomiędzy firmą a klientem w czasie rzeczywistym.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań umożliwiających cyfrowe tworzenie potwierdzeń dostawy. Dużą popularnością cieszą się aplikacje mobilne, które pozwalają kierowcy na bieżąco dokumentować dostawę i przesyłać dane online. Takie rozwiązania ograniczają liczbę błędów, eliminują opóźnienia i zmniejszają zużycie papieru. Dodatkowo skanowanie kodów kreskowych umożliwia wyjątkowo precyzyjne rejestrowanie dostaw, a elektroniczne podpisy skutecznie zastępują podpisy odręczne.

Oprogramowanie automatycznie zapisuje podpis w dokumencie ePOD. Innowacyjne połączenie śledzenia GPS z natychmiastowym udostępnieniem danych wszystkim uczestnikom procesu pozwala na monitorowanie dostawy w czasie rzeczywistym, informowanie klientów o przewidywanym czasie doręczenia oraz wprowadzanie zmian w harmonogramie. Klient może nawet sprawdzić, ile przystanków zrobił pojazd i gdzie dokładnie została dostarczona przesyłka.

Jakie znaczenie ma potwierdzenie dostawy dla wszystkich zaangażowanych stron?

Znaczenie dokumentu dla firmy dostawczej

Potwierdzenie dostawy ma znaczenie zarówno dla odbiorcy towaru lub przesyłki, jak i dla dostawcy oraz firmy transportowej. Dla dostawcy stanowi istotny element procesu dokumentacyjnego. Potwierdza prawidłowe wykonanie dostawy i tym samym stanowi podstawę prawną do uznania realizacji umowy dostawy. Ponadto POD służy jako dowód wykonania usługi oraz jako materiał dowodowy w przypadku sporów lub problemów.

Znaczenie potwierdzenia dostawy dla klienta

Potwierdzenie dostawy pełni rolę potwierdzenia odbioru towaru i zapewnia firmie dostawczej określony poziom bezpieczeństwa. Podpis klienta potwierdza, że dostawa została zrealizowana prawidłowo i bez niezgodności. W przypadku uszkodzeń lub pomyłek odbiorca może wykorzystać dokument POD jako podstawę do zgłoszenia reklamacji lub zwrotu towaru. Dodatkowo, w przypadku odbioru zwrotów, klient może wykorzystać potwierdzenie dostawy jako dowód, że zwrócił odrzucony towar w wymaganym terminie.

Znaczenie technologii Sign on Glass w procesie dostawy

Technologia Sign on Glass (SoG) wnosi istotne korzyści do procesu dostawy, czyniąc potwierdzanie odbioru bardziej efektywnym i opłacalnym. Sign on Glass to nowoczesna alternatywa dla podpisu odręcznego – zamiast podpisywać papier, klient składa podpis bezpośrednio na ekranie urządzenia mobilnego. Elektroniczny podpis SoG umożliwia aktualizację danych w czasie rzeczywistym, co zwiększa dokładność i możliwość śledzenia procesu dostawy. Ograniczenie zużycia papieru i uproszczenie formalności wspiera ochronę środowiska i redukuje koszty. Dodatkowo, Sign on Glass zwiększa satysfakcję klientów dzięki wygodzie i przejrzystości. Technologia SoG poprawia jakość i wiarygodność potwierdzenia dostawy, optymalizując tzw. „ostatnią milę” doręczenia.

POD z Axylog: Pełna kontrola nad procesem dostawy

Rozwiązania typu Proof of Delivery pomagają uczynić proces dostawy bardziej przejrzystym, bezpiecznym i efektywnym, zwiększając tym samym zaufanie do łańcucha dostaw. Platforma PTV Axylog wyróżnia się wszechstronnością funkcji i umożliwia transparentne przedstawienie całego łańcucha dostaw - dla każdej branży, każdego typu transportu oraz wszystkich statusów i działań, na każdym etapie sieci transportowej. Dzięki platformie typu control tower PTV Axylog, planiści, klienci, podwykonawcy i kierowcy mogą współpracować i wymieniać się informacjami w czasie rzeczywistym. Aplikacja mobilna PTV Axylog pozwala w pełni zdigitalizować proces dostawy - kierowcy mogą tworzyć elektroniczne potwierdzenia dostawy, zawierające podpisy typu Sign on Glass, zdjęcia oraz informacje o statusie.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak nasze oprogramowanie POD może wesprzeć Twoją firmę?

Bezpłatna konsultacja

Jakie są wymagania wobec oprogramowania do potwierdzenia dostawy?

Śledzenie w czasie rzeczywistym

Dostawy powinny być monitorowane na bieżąco, a aktualna lokalizacja i status każdej przesyłki precyzyjnie rejestrowane.

Automatyczne rejestrowanie danych

Oprogramowanie powinno umożliwiać automatyczne i cyfrowe zbieranie oraz zapisywanie danych - za pomocą aplikacji mobilnych, podpisów elektronicznych lub innych metod elektronicznego rejestrowania informacji.

Integracja z istniejącymi systemami

Wydajne oprogramowanie POD powinno bezproblemowo integrować się z istniejącymi systemami IT i procesami biznesowymi, w tym z systemami ERP oraz systemami zarządzania magazynem (WMS).

Zarządzanie kierowcami

Oprogramowanie do obsługi dostaw powinno umożliwiać efektywne zarządzanie kierowcami i pojazdami, a także ułatwiać planowanie tras, przypisywanie pojazdów oraz monitorowanie wydajności kierowców.

Przejrzystość i śledzenie

Rozwiązanie programowe powinno zapewniać firmom pełen wgląd w realizowane dostawy oraz możliwość śledzenia całej ścieżki audytu każdej przesyłki.

Łatwość obsługi

Przyjazny interfejs i intuicyjna obsługa mają kluczowe znaczenie dla skutecznego korzystania z oprogramowania do potwierdzania dostaw - dzięki temu zarówno kierowcy, jak i pracownicy biurowi mogą szybko opanować obsługę systemu i korzystać z niego bez błędów.

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Oprogramowanie POD powinno zawierać mechanizmy zabezpieczające, które chronią wrażliwe dane i zapewniają dostęp do informacji wyłącznie osobom upoważnionym.

Raportowanie i analiza

Oprogramowanie powinno oferować rozbudowane funkcje raportowania i analizy, które umożliwiają firmom ocenę efektywności dostaw oraz identyfikację obszarów wymagających usprawnień.

Jakie są korzyści z oprogramowania do potwierdzania dostawy?

Zwiększenie produktywności
Nowoczesne rozwiązania programowe podnoszą efektywność i wydajność procesów dostaw. Cyfrowe rejestrowanie potwierdzeń dostawy i ich przesyłanie do systemu ERP w czasie rzeczywistym oszczędza czas i nakład pracy, a także minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Śledzenie w czasie rzeczywistym optymalizuje monitorowanie procesów
Firmy mogą śledzić cały łańcuch dostaw na bieżąco i monitorować status dostaw. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne informowanie klientów o czasie doręczenia, co zwiększa ich satysfakcję. Klienci otrzymują przejrzyste informacje o przebiegu dostawy i mogą przewidzieć jej czas, co eliminuje nieudane próby doręczenia.
Cyfrowe listy dostaw pomagają ograniczyć incydenty
Oprogramowanie ułatwia wczesne wykrywanie zakłóceń w łańcuchu dostaw i szybkie podejmowanie działań zapobiegawczych, zanim dojdzie do opóźnień. Uniknięcie błędów w dostawie przekłada się na mniejszą liczbę reklamacji i maksymalizację zadowolenia klienta.
Oprogramowanie POD: zoptymalizowane raportowanie i dokładniejsze analizy
Nowoczesne oprogramowanie POD oferuje rozbudowane funkcje raportowania i analizy, które wspierają firmy w optymalizacji wydajności dostaw i identyfikowaniu potencjału do usprawnień. Przekłada się to na płynniejsze procesy dostaw, eliminację wąskich gardeł i redukcję kosztów – m.in. dzięki rezygnacji z dokumentacji papierowej.

Bezpłatna konsultacja

Które branże korzystają z oprogramowania POD?

Logistyka i transport

Śledzenie i potwierdzanie realizacji dostaw.

Handel

Monitorowanie wysyłanych produktów i punktów dostaw.

Branża spożywcza i napoje

Kontrola dostaw świeżej i łatwo psującej się żywności.

Firmy usługowe

Potwierdzanie realizacji zleceń i minimalizowanie liczby reklamacji.

Dowiedz się więcej o naszych klientach

„Świetne wyniki osiągane na przestrzeni lat gwarantują wysoki poziom niezawodności i są naszym ‘okiem na drogę’.”

Luca Schiroli

Linehaul Delivery Manager @ DHL Italy

„Technologia PTV to korzyść dla wszystkich kluczowych uczestników: kierowców, partnerów i osób działających na zapleczu.”

Giuseppe Mariella

Logistics Director @ Codè Crai Ovest

„Natychmiastowy dostęp do informacji pozwala nam szybciej i precyzyjniej reagować na zapytania klientów i działu sprzedaży.”

Andrea Ceccantini

Logistics Director @ The Fileni Group

„W każdej chwili wiemy, czy zamówienie jest przygotowywane, zaplanowane do wysyłki czy już dostarczone. Dzięki temu działamy szybciej, efektywniej i wydajniej.”

Luca Mancusi

Continuous Improvement Manager @ Linea Catering (Gerli Group)

Najczęściej zadawane pytania dotyczące potwierdzenia dostawy (FAQ)

Czy POD jest dokumentem ważnym prawnie?

Potwierdzenie dostawy utworzone z wykorzystaniem podpisu elektronicznego jest dokumentem ważnym prawnie - dotyczy to zarówno krajów Unii Europejskiej, jak i Stanów Zjednoczonych. W UE podstawę prawną stanowi Rozporządzenie nr 910/2014 (rozporządzenie eIDAS). Należy jednak pamiętać, że nie istnieje prawny obowiązek tworzenia potwierdzenia dostawy.

Czy potwierdzenie dostawy musi być sporządzone w formie papierowej?

Wiele firm wciąż drukuje potwierdzenia dostawy, jednak nie jest to konieczne. Dzięki podpisom elektronicznym i skanerom kodów kreskowych dokument może być tworzony całkowicie cyfrowo i przesyłany bezpośrednio do systemu ERP firmy oraz na adres e-mail klienta.

Jakie informacje musi zawierać potwierdzenie dostawy?

Aby dokumenty transportowe były ważne prawnie, muszą zawierać: numer listu przewozowego i numer zamówienia, nazwę i adres nadawcy oraz odbiorcy, datę wysyłki i dostawy, szczegóły dotyczące dostarczonych produktów (rodzaj, opis, ilość) oraz potwierdzenie odbioru.

Jakie interfejsy powinno posiadać oprogramowanie POD?

Aby zapewnić płynną integrację z systemami i źródłami danych, oprogramowanie POD powinno mieć różne interfejsy: do aplikacji mobilnych (zbieranie danych na miejscu), do systemu zarządzania transportem (przesyłanie danych o dostawach), do systemów ERP (synchronizacja informacji o zamówieniach) oraz do systemów śledzenia przesyłek (monitorowanie dostaw w czasie rzeczywistym). Dodatkowe interfejsy do systemów płatności elektronicznych, zarządzania magazynem (WMS) czy CRM rozszerzają funkcjonalność i optymalizują cały proces logistyczny.

Jakie urządzenia muszą posiadać firmy do korzystania z cyfrowego potwierdzenia dostawy?

Aby skorzystać z cyfrowego POD, firmy potrzebują urządzeń mobilnych, takich jak smartfony lub tablety do zbierania danych na miejscu, trackerów GPS do śledzenia pojazdów dostawczych i towarów oraz skanerów kodów kreskowych do szybkiej identyfikacji dostaw. Jeśli firma chce archiwizować formularze w formie papierowej, konieczne będą również drukarki do tworzenia listów przewozowych lub paragonów. Niezbędne jest także wydajne oprogramowanie do zarządzania procesem.

W jaki sposób nowoczesne oprogramowanie POD usprawnia logistykę dostaw?