Weg von Komplexität hin zur Kontrolle: Distrilog optimiert die Tourenplanung

Distrilog zählt zu den führenden Logistikdienstleistern Belgiens und betreibt eine Flotte von rund 350 Fahrzeugen. Das familiengeführte Unternehmen mit Hauptsitz in Willebroek bietet ein breites Leistungsspektrum – von der Zustellung auf der letzten Meile und Komplettladungen über Tiefkühltransporte bis hin zur Containerlogistik.

Mit der Einführung der Tourenoptimierungssoftware PTV OptiFlow konnte Distrilog seine Transportprozesse deutlich effizienter gestalten und die Rentabilität nachhaltig verbessern.

„Uns wurde klar, dass wir mit einigen Transporten Geld verloren haben, statt Gewinne zu erwirtschaften.“

Fahrervorgaben machen die Planung komplexer

In Flandern herrscht akuter Fahrermangel. Für Unternehmen wie Distrilog wird es deshalb immer wichtiger, qualifizierte Fahrer:innen nicht nur zu gewinnen, sondern auch langfristig an das Unternehmen zu binden. Ein entscheidender Faktor dabei ist, individuelle Wünsche und Anforderungen im Arbeitsalltag zu berücksichtigen.

„Jeder Fahrer hat unterschiedliche Vorstellungen“, erklärt Gert van den Bossche, Leiter des Continuous Improvement Teams bei Distrilog. „Der eine möchte nur in einer bestimmten Region fahren, der andere bevorzugt ein bestimmtes Fahrzeug. Manche Fahrer möchten zudem ihre Arbeitszeit reduzieren und beispielsweise nur fünf Stunden am Tag unterwegs sein.“

Neben Van den Bossche waren auch Transportmanagerin Julie Dierckx und Jordy van Praet maßgeblich an dem Projekt beteiligt. Aus Sicht von Dierckx spielen die individuellen Anforderungen der Fahrer:innen heute eine größere Rolle denn je.

„Wir wissen, dass wir die Bedürfnisse unserer Fahrer:innen noch stärker berücksichtigen müssen. Hinzu kommt die sprachliche Besonderheit Belgiens: Kundinnen und Kunden erwarten, in ihrer jeweiligen Landessprache betreut zu werden. Wer kein Französisch spricht, kann daher nur eingeschränkt für Lieferungen in Wallonien eingesetzt werden.“

Wenn Erfahrung auf steigende Komplexität trifft

Die Anforderungen der Fahrer:innen sind nur ein Teil der Herausforderung. Gleichzeitig sorgen neue Entwicklungen wie die Elektrifizierung des Straßengüterverkehrs und die zunehmende Zahl zeitkritischer Lieferungen für zusätzliche Komplexität in der Transportplanung.

„Ein Kunde möchte seine Lieferung zwischen 9 und 10 Uhr erhalten, während ein anderer – nur wenige Straßen weiter – Waren erst nach 14 Uhr annehmen kann“, erklärt Van den Bossche.

Mit der zuvor eingesetzten Planungslösung PTV Route Optimiser ST erstellten die Disponent:innen zunächst einen Tourenvorschlag und passten diesen anschließend manuell an, um Kundenanforderungen und Fahrerwünsche bestmöglich zu berücksichtigen.

„Jede Disponentin und jeder Disponent brachte dabei die eigenen Erfahrungen und Kenntnisse in die Planung ein“, sagt Van Praet. „Wenn sich mögliche Probleme abzeichneten, wurden die Touren entsprechend angepasst, bevor sie in die Umsetzung gingen.“

Wirtschaftliche Kennzahlen spielten dabei häufig eine untergeordnete Rolle.

„Die Reduzierung von Fahrleistung oder Arbeitszeiten stand selten im Fokus“, beschreibt Van den Bossche die damalige Situation. „Unser oberstes Ziel war es, für alle Aufträge eine praktikable und verlässliche Tourenplanung sicherzustellen.“

Rentabilität durch intelligente Tourenplanung steigern

Ein wichtiger Impuls kam von Distrilog-CEO Philip Salaerts, der das Ziel vorgab, die Rentabilität der Transportprozesse weiter zu verbessern.

Daraufhin analysierte das Continuous Improvement Team verschiedene Optimierungsmöglichkeiten und identifizierte die Tourenplanung schnell als einen Bereich mit großem Verbesserungspotenzial.

„Wir haben mehrere Lösungen für die Tourenplanung miteinander verglichen, darunter auch PTV OptiFlow, die neueste Plattform von PTV [Logistics]. Auf Grundlage unserer historischen Daten hat PTV [Logistics] prognostiziert, welche Einsparungen und Effizienzgewinne realistisch möglich sind.“

Die Ergebnisse waren vielversprechend genug, um die Lösung unter realen Bedingungen zu testen. Über einen Zeitraum von knapp sechs Wochen setzte Distrilog am Standort Olen das bestehende System und PTV OptiFlow parallel ein.

„Olen ist ein mittelgroßer Standort in unserem Distributionsnetzwerk“, erklärt Van Praet. „Er ist groß genug, um belastbare Ergebnisse zu liefern, aber gleichzeitig überschaubar genug, um bei Bedarf schnell eingreifen zu können.“

Während der Testphase wurde die Lösung gemeinsam mit Disponent:innen, Management und Fahrer:innen kontinuierlich weiterentwickelt und an die betrieblichen Anforderungen angepasst. Nach sechs Wochen wurde sich schließlich dazu entschlossen, den Standort Olen vollständig auf die Tourenoptimierungssoftware PTV OptiFlow umzustellen.

Mehr (Kosten-)Transparenz und fundiertere Entscheidungen

Die Verbesserungen waren bereits kurz nach der Einführung spürbar. Mit PTV OptiFlow konnten Touren mit weniger Kilometern und geringerem Zeitaufwand geplant werden. Teilweise ließ sich das gleiche Transportvolumen sogar mit weniger Fahrzeugen bewältigen.

„Genau das möchte jedes Transportunternehmen erreichen“, sagt Van Praet.

Auch die Qualität der Planung verbesserte sich spürbar.

„Die berechneten Ankunftszeiten stimmen heute deutlich besser mit den tatsächlichen Lieferzeiten überein“, ergänzt Dierckx.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die deutlich bessere Transparenz über die tatsächlichen Kosten.

„Wir betreiben eine Flotte von 350 Fahrzeugen. Weniger als die Hälfte davon ist in unserem Distributionsnetzwerk im Einsatz – vom Transporter über den Lkw bis zum City-Trailer. Im System haben wir sämtliche Fahrzeugkosten sowie die Konditionen unserer Subunternehmer hinterlegt. Dadurch können wir heute viel genauer bewerten, wann der Einsatz von Subunternehmern wirtschaftlich sinnvoll ist und wann nicht.“

Neue Erkenntnisse beim Fahrzeugeinsatz

Mit PTV OptiFlow stellte Distrilog außerdem eine lange vertretene Annahme auf den Prüfstand: dass Transporter möglichst immer vollständig ausgelastet sein sollten.

„Im Management gingen wir lange davon aus, dass unsere Transporter jederzeit voll ausgelastet sein müssen“, sagt Van den Bossche. „Die Analysen haben jedoch gezeigt, dass das nicht zwangsläufig die wirtschaftlichste Lösung ist. Wenn auf einer Strecke bereits ein Lkw unterwegs ist, macht es oft wenig Sinn, zusätzlich einen Transporter einzusetzen.“

Heute setzt Distrilog nur noch vier Transporter ein – zwei in Brüssel und zwei in Antwerpen.

Das Pilotprojekt in Olen begann im April 2025. Nach rund sechs Wochen entschied sich Distrilog für den dauerhaften Einsatz von PTV OptiFlow am Standort. Weitere sechs Wochen später wurde die gesamte Distributionsplanung auf die neue Lösung umgestellt.

„Auch heute entwickeln wir unsere Planung kontinuierlich weiter“, erklärt Van Praet. „Dafür passen wir die Planungsparameter regelmäßig anhand des Feedbacks von Disponent:innen, Fahrer:innen, Kund:innen und Manager:innen an. Zu Beginn haben wir dies nahezu täglich getan, inzwischen ein- bis zweimal pro Woche.“

Höhere Servicequalität

Seit Herbst 2025 hat Distrilog schrittweise weitere Bereiche der Transportplanung auf PTV OptiFlow umgestellt. Den Anfang machte die Tiefkühllogistik, Anfang dieses Jahres folgte die Planung der Kühltransporte.

Dabei ging das Unternehmen stets nach dem gleichen Prinzip vor: Zunächst liefen das bestehende System und PTV OptiFlow parallel. Anschließend wurden die Ergebnisse ausgewertet, die Planungsparameter angepasst und die neue Lösung schließlich vollständig eingeführt.

„Als wir die Planung unserer Kühltransporte auf PTV OptiFlow umgestellt haben, gab es zunächst Bedenken, wie sich dies auf die Servicequalität auswirken würde“, erinnert sich Van den Bossche. „Diese Lieferungen sind entscheidend für die Warenverfügbarkeit in den Supermärkten, deshalb ist Zuverlässigkeit besonders wichtig. Umso erfreulicher war es zu sehen, dass unsere Servicequalität bereits nach wenigen Monaten mehrere Prozentpunkte über den bisherigen Werten lagen.“

Für Van Praet steht fest, dass diese Entwicklung mit dem vorherigen Planungssystem kaum möglich gewesen wäre.

Planung über Bereichsgrenzen hinweg

Nachdem inzwischen mehrere Bereiche mit PTV OptiFlow arbeiten, bereitet Distrilog den nächsten Schritt vor: die Erstellung eines gemeinsamen Plans für rund 150 Fahrzeuge.

Bisher wurden die Touren in den einzelnen Bereichen unabhängig voneinander geplant.

„Es kam vor, dass zwei nur teilweise ausgelastete Lkw in dieselbe Region fuhren“, berichtet Van den Bossche. „Oder dass eine Disponentin einer Fahrerin nur fünf Arbeitsstunden zugeteilt hatte, während an anderer Stelle zusätzliche Kapazitäten benötigt wurden. Künftig werden wir unsere Ressourcen wesentlich besser koordinieren können.“

In einem weiteren Schritt soll auch die Planung von Komplettladungen (FTL) in die Plattform integriert werden. Distrilog erwartet dadurch zusätzliches Optimierungspotenzial.

„Wir sind überzeugt, dass wir die Zahl der Leerfahrten in unserer Flotte mit 175 Sattelzugkombinationen deutlich reduzieren können“, erklärt Dierckx. „Wenn wir genauer vorhersagen können, wann ein Auflieger wieder verfügbar ist, lassen sich auch Folgeaufträge deutlich besser planen.“

Van den Bossche ergänzt:

„Aktuell gilt bei uns die Faustregel, dass Sendungen mit mehr als sechs Paletten als FTL-Transport abgewickelt werden. Mit PTV OptiFlow können wir künftig genauer bewerten, ob dies im Einzelfall tatsächlich die wirtschaftlichste Lösung ist.“

Neue Rolle für die Disposition

Für die Disponent:innen brachte die Einführung von PTV OptiFlow vor allem eine Veränderung ihrer täglichen Arbeitsweise mit sich.

Während das bisherige Planungssystem lediglich einen Tourenvorschlag erstellte, der anschließend manuell überarbeitet wurde, übernimmt PTV OptiFlow einen Großteil dieser Arbeit automatisch. Entscheidend ist dabei, dass die Planungsparameter richtig eingestellt sind.

„Die Arbeit unserer Disponentinnen und Disponenten ist tatsächlich einfacher geworden“, sagt Dierckx. „Sie haben die Vorteile des neuen Ansatzes schnell erkannt und die neue Arbeitsweise schon nach kurzer Zeit angenommen.“

Auch die Reaktionen der Fahrer:innen fielen positiver aus als erwartet.

„Wir hatten zunächst mit mehr Vorbehalten gerechnet. Tatsächlich kamen die neuen Touren und die neue Planungsweise bei vielen Fahrerinnen und Fahrern gut an. Die größte Herausforderung besteht nach wie vor darin, dass wir nicht immer alle regionalen Präferenzen berücksichtigen können.“

Van den Bossche sieht dennoch weiteres Potenzial für die Zukunft.

„Unsere Disponent:innen nutzen das Feedback der Fahrer:innen, um die Planungsparameter regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Gleichzeitig bietet die Lösung noch weitere Möglichkeiten, etwa bei der Szenarioplanung oder beim Vergleich unterschiedlicher Planungsvarianten. So entdecken wir immer wieder neue Möglichkeiten, unsere Prozesse weiter zu verbessern und Kosten zu senken.“

Stabile Ergebnisse auf hohem Niveau

Bleibt die Frage, ob sich PTV OptiFlow auch langfristig positiv auf die Rentabilität der Transportplanung ausgewirkt hat.

„Absolut“, sagt Van den Bossche.