Distrilog zet alles op PTV OptiFlow: beter bedrijfsresultaat dankzij betere planning

Distrilog is een van de meest veelzijdige logistiek dienstverleners van België met een vloot van 350 voertuigen. De activiteiten variëren van fijnmazige distributie tot full truck loads en van vriestransport tot containervervoer. Met de overstap op het ritplanningssysteem PTV OptiFlow ziet het familiebedrijf met het hoofdkantoor in Willebroek het bedrijfsresultaat flink verbeteren. 

“Onze bestelwagens bleken alleen maar geld te kosten in plaats van op te leveren.”

Chauffeursvoorkeuren vergroten de complexiteit

In Vlaanderen wordt het besturen van een vrachtauto een knelpuntberoep genoemd. Het is lastig om goede mensen te vinden. Met als gevolg dat de planners van Distrilog hun best doen om mensen voor het vak te behouden, bijvoorbeeld door rekening te houden met hun voorkeuren. Die zijn er volop. 

“De één wil alleen op deze regio rijden, de ander wil per se met dat voertuig de weg op. We hebben ook chauffeurs die maar vijf uur per dag willen rijden”, vertelt Gert Van den Bossche, die leiding geeft aan het continuous improvement-team van Distrilog.

Van den Bossche krijgt bijval van transport manager Julie Dierckx, die samen met Jordy van Praet deel uitmaakt van dit team. “We beseffen dat we nog meer moeten sturen op de voorkeuren van chauffeurs. Wat dat extra lastig maakt, is het feit dat we in België twee landstalen hebben en dat klanten het liefst in hun eigen taal worden geholpen. Een chauffeur die geen Frans spreekt, kunnen we eigenlijk niet naar Wallonië sturen.”
 

Persoonlijke touch

De uiteenlopende voorkeuren van chauffeurs is een van de redenen waarom de complexiteit in transportplanning toeneemt. Een andere reden is de elektrificatie van het wegtransport en het groeiende aantal tijdsleveringen. De ene klant wil zijn zending graag tussen negen en tien uur ’s ochtends ontvangen, de andere klant twee straten verderop pas na twee uur ’s middags. 

“Met ons vorige ritplanningssysteem trok de planner een cirkeltje rondom een aantal stops en wees die toe aan één chauffeur. In de hoop dat het lukte om al die stops in één vrachtauto en in één rit te passen”, legt Van den Bossche uit. 

Dat vorige ritplanningssysteem was PTV Route Optimiser ST. De planners van Distrilog gebruikten het om een planvoorstel te maken. Dat pasten ze zo nodig handmatig aan, bijvoorbeeld om rekening te houden met de voorkeuren van klanten en chauffeurs. “Alle planners voegden hun eigen persoonlijke touch toe, afhankelijk van hun kennis en ervaring. Als een van hen een probleem voorzag, probeerde hij dat te voorkomen door het planvoorstel aan te passen”, verklaart Van Praet.

Van kostenoptimalisatie kwam het meestal niet. “Er was weinig focus op reductie van het aantal uren of kilometers”, geeft Van den Bossche toe. “Het belangrijkste doel was het wegkrijgen van alle orders. Met een ritplanning die haalbaar was.”

Operationele winst

Dat veranderde toen Philip Salaerts, CEO van Distrilog, de wens uitsprak om de operationele winst te verbeteren. Hij gaf het continuous improvement-team opdracht om de mogelijkheden daarvoor te onderzoeken. Het team van Van den Bossche richtte zijn blik al snel op de transportplanning. “We hebben een aantal ritplanningsystemen bekeken. Daaronder was ook PTV OptiFlow, het nieuwste systeem van PTV. Op basis van bestaande data heeft PTV een businesscase opgesteld en potentiële besparingen in kaart gebracht.”

Deze positieve businesscase heeft Distrilog tot het besluit gebracht om de proef op de som te nemen. Bijna anderhalve maand lang heeft het familiebedrijf het oude en nieuwe systeem naast elkaar gebruikt. De vestiging in Olen vormde het proefkonijn.

“Dat is een middelgroot depot uit ons fijnmazig distributienetwerk: groot genoeg om de impact van het nieuwe systeem te meten, klein genoeg om bij problemen te kunnen ingrijpen”, legt Van Praet uit. “Op basis van input van de planning, het management en de chauffeurs hebben we in die anderhalve maand het systeem gefinetuned. Daarna zijn we voor Olen definitief overgeschakeld en hebben we niet meer naar het oude systeem gekeken.”

Kostenstructuur

Tijdens de proefperiode van anderhalve maand zag het team direct resultaat. PTV OptiFlow levert een ritplanning op die resulteert in aanzienlijk minder kilometers en uren. Soms is het mogelijk om met minder voertuigen hetzelfde volume weg te rijden. “

Dat is natuurlijk de heilige graal in transport”, zegt Van Praet. “Bovendien is de ritplanning van het nieuwe systeem een stuk realistischer dan van het oude systeem. De voorspelde aankomsttijden komen veel beter overeen met de werkelijke aankomsttijden”, voegt Dierckx eraan toe.

Bijkomend voordeel: PTV OptiFlow biedt veel meer inzicht in de kostenstructuur. “We hebben een vloot van 350 voertuigen. Iets minder dan de helft daarvan gebruiken we in ons fijnmazig distributienetwerk, waaronder citytrailers, bakwagens en bestelwagens. De kosten van die voertuigen hebben we in het systeem gezet, evenals de contracten met onderaannemers. Dat leidde al snel tot de conclusie dat we de onderaannemers op een meer voordelige manier konden inzetten, of in sommige gevallen niet eens meer nodig hadden.”

Bestelwagens

PTV OptiFlow rekende af met nog een ander dogma: dat bestelwagens maximaal ingezet dienden te worden.

 “Het management was ervan overtuigd dat we onze bestelwagens tot de nok toe moesten vullen. Maar steeds weer als we dat deden, bleken ze alleen maar geld te kosten in plaats op te leveren. Het heeft gewoon geen nut om een bestelwagen ergens heen te sturen als een bakwagen toch al in de buurt komt”, stelt Van den Bossche. “Nu hebben we nog maar vier bestelwagens rijden: twee richting Brussel en twee richting Antwerpen.”

De proef met PTV OptiFlow in Olen ging van start in april 2025. Zoals aangegeven is Distrilog na anderhalve maand, ongeveer half mei, definitief overgeschakeld op PTV Optiflow. “Nog eens anderhalve maand later hebben we de rest van de distributieplanning overgezet. Tot op de dag van vandaag zijn we bezig met finetunen. Op basis van de input van planners, chauffeurs, klanten en managers passen we de parameters aan. In het begin dagelijks, nu één of twee keer per week”, zegt Van Praet.

Enkele procenten hoger

Sinds het najaar van 2025 zijn steeds meer plangroepen overgestapt op PTV Optiflow. Eerst de planning van het vriestransport, begin dit jaar gevolgd door de planning van het koeltransport. Elke overstap verliep volgens dezelfde procedure. Eerst koos Distrilog voor een tijdje dubbel draaien met zowel het oude als het nieuwe systeem. Na de eerste leerervaringen en de nodige finetuning, op het moment dat iedereen er klaar voor is, volgde de definitieve overstap. 

“Bij de overstap van koeltransport was het management bezorgd over de impact op het servicelevel. Dit betreft de bevoorrading van supermarkten, die hun dag natuurlijk niet met lege schappen willen beginnen. Maar na een paar maanden liggen de servicelevels enkele procenten hoger dan ze ooit geweest zijn”, vertelt Van den Bossche.

 Met het vorige ritplanningssysteem was het niet mogelijk geweest om de servicelevels te verhogen, legt Van Praet uit. “In PTV OptiFlow kunnen we tijdvensters voor aflevering instellen. En binnen dat tijdvenster kunnen we nu aangeven dat we de voorkeur geven aan aflevering in de eerste helft van dat tijdvenster. Dat is een van de reden voor de hoge servicelevels.”

Eén planning

Dat meerdere plangroepen nu gebruik maken van PTV OptiFlow, stelt Distrilog straks in staat om één gemeenschappelijke planning voor 150 voertuigen te maken. Dat moet resulteren in een nog efficiëntere inzet van mensen en middelen. 

“Voorheen maakte elke plangroep een gescheiden ritplanning. Dan kon het gebeuren dat twee halfvolle vrachtauto’s naar dezelfde regio reden. Of dat de ene planner een chauffeur maar voor vijf uur kon inplannen, terwijl de andere planner drie uur tekort kwam. Straks kunnen we dat veel beter op elkaar afstemmen”, vertelt Van den Bossche.

Het voordeel zal nog groter worden als Distrilog in fase twee ook de full truck load-planning (FTL) daarin opneemt. 

“We denken vooral het aantal lege kilometers van onze 175 trekker-opleggercombinaties te kunnen reduceren. Omdat we beter kunnen voorspellen wanneer een oplegger leeg raakt, kunnen we ook beter plannen welke zending een chauffeur daarna kan oppikken”, legt Dierckx uit. Van den Bossche vult aan: “Nu hanteren we de stelregel dat een zending van meer dan zes pallets een FTL-zending is. PTV OptiFlow gaat ons ongetwijfeld laten zien dat dat lang niet altijd de meest optimale keuze is.”

Nieuwe routine

Voor de planners betekent de overstap een verandering van werkwijze. Het oude ritplanningssysteem leverde een planvoorstel op, dat ze naar eigen inzicht konden aanpassen. Het nieuwe ritplanningsysteem maakt aanpassingen overbodig, zolang de parameters maar goed zijn ingesteld. 

“Het werk van de planners is vooral gemakkelijker geworden. Ze zien de voordelen van de nieuwe werkwijze en waren snel overtuigd”, legt Dierckx uit. “We hadden meer weerstand van de chauffeurs verwacht, maar ook zij bleken de nieuwe planning met de nieuwe routes veel beter te vinden. Het enige punt is dat we niet altijd tegemoet kunnen komen aan hun regiovoorkeuren.”

Wel ziet Van den Bossche dat de nieuwe werkwijze nog niet helemaal is uitgekristalliseerd. 

“Er moet een nieuwe routine ontstaan, waarbij onze planners de feedback van chauffeurs gebruiken om de parameters in het planningssysteem te controleren en zo nodig aan te passen. Daarnaast kunnen de planners nog beter gebruik maken van de mogelijkheid om verschillende planningsscenario’s te maken en vergelijken. Soms kunnen ze door aanpassing van een parameter nog wat efficiëntie winnen en kosten besparen.”

Stabiel hoog niveau 

De vraag die resteert, is of de operationele winst sinds de ingebruikname van PTV OptiFlow is verbeterd.

 “Dat is inderdaad gelukt”, antwoordt Van den Bossche.